Consejos para la comida en reuniones de negocios

Algunas Ideas:


Almuerzo o cena de negocios
Almuerzo de Verano
Mariscos
Parrillada
COMIDA DE NEGOCIOS

* Muchas de las reuniones de negocios se realizan fuera de la oficina, muchas veces en un desayuno de trabajo, un almuerzo o una cena de negocios, por eso es muy importante que tomes en cuenta ciertos puntos importantes:

DESAYUNO DE NEGOCIOS:

* Cuando pienses organizar un desayuno de negocios toma en cuenta que el tema a tratarse deberá ser importante para compensar el levantarse temprano.
La reunión deberá durar máximo 45 minutos.

* ALMUERZO DE NEGOCIOS:

* El almuerzo es una buena solución para entretener a clientes de una manera menos formal que una cena.
* El anfitrión deberá realizar la invitación, reservar el lugar y coordinar con los invitados su asistencia.
* La invitación puede hacerse por teléfono, correo electrónico o por escrito.
* Se debe reconfirmar por escrito el lugar, fecha y hora de la reunión.
* El anfitrión o alguna persona de la empresa deberá llegar al lugar del almuerzo con anticipación para tener todo coordinado
* Un aperitivo es una idea, para dar tiempo que todos los invitados lleguen.
* Durante la comida el anfitrión presentará el tema de negocios que se tratará.
* Recuerde no irse inmediatamente despues de terminado el almuerzo, ya que será el momento oportuno para cerrar cualquier acuerdo e intercambiar tarjetas.
* Recuerde no alargar mucho la sobremesa, en ese caso invite a una reunión posterior para volver a tratar el tema.
* Es importante recordar que el que pagará este almuerzo siempre será el anfitrión, sin importar que este sea hombre o mujer.

CENA DE NEGOCIOS:

* Se mantendrá una etiqueta similar a la de los almuerzos.
En las cenas el anfitrión deberá marcar los lugares que ocupará cada invitado.
Este es una reunión más formal que un almuerzo.

Lista de preparativos para una conferencia

Plan previo a una conferencia:
_____ ¿He elaborado una lista de toda la gente que deseo que asista y su disponibilidad?
______ ¿El servicio que utilizo estará activo en el horario estipulado para la reunión?
(Los clientes de Reservationless-PlusSM (Sin Reservación-Plus) no precisan reservar el servicio para activarlo. El resto debe hacer reservación para CADA encuentro).
______ ¿He comunicado a mi proveedor de servicio de conferencias instrucciones especiales para los servicios solicitados?
(Llame a Administración de Cuentas al +1 (800) 721-3913 / +1 (706) 634-1370, para averiguar qué arreglos debe hacer para que cumplamos con sus requisitos).
______ ¿He comunicado a todos los participantes la fecha y la hora de la reunión?
(¡No olvide especificar el huso horario!)

______
¿He comunicado a todos los participantes los números telefónicos y las contraseñas?
Número telefónico: __________________
Contraseña de los participantes: __________________
Contraseña del líder: __________________
(Para clientes de Reservationless-PlusSM (Sin Reservación-Plus) o para una línea separada de orador al conectar al público de manera que sólo pueda escucha)
______ ¿Poseo una agenda para la reunión?
Investigue qué temas necesitan los participantes que usted comente y fije un tiempo límite para cada tema. Planee la agenda de acuerdo con el efecto que desea producir en los participantes y lo que desea que se lleven del encuentro.
______ ¿He recibido la confirmación de asistencia de todos los participantes?
______ ¿He enviado a todos los participantes el material que pueden necesitar?
______ ¿He enviado la agenda a todos los participantes para que estén preparados para la reunión?
A la hora de inicio de la conferencia:
______ ¿Estoy en un lugar tranquilo donde no es probable que me molesten o haya ruidos de fondo durante el encuentro?
______ ¿Tengo ante mí una lista de los participantes y la agenda?
______ ¿Tengo un reloj a la vista para tener noción del tiempo que utilizo para cada tema de la agenda?

Organizadores de conferencias

Ustedes han contratado intérpretes profesionales con el fin de obtener una prestación de calidad. La atención a algunos detalles puede hacer que ese servicio sea aún mejor.

* Oradores: Asegurarse de entregar a cada orador una copia de la "directrices para oradores" que, con gusto, les puede facilitar el intérprete asesor.
* Documentos: Los intérpretes tienen vastos y variados conocimientos pero no pueden ser expertos por igual en todos los campos. Para ayudarles a dominar el tema de la conferencia, conviene que reciban, lo antes posible, los documentos de la misma en todos los idiomas disponibles, permitiéndoles así estudiarlos y preparar sus glosarios de trabajo. Ello ampliará sus conocimientos específicos facilitando la comprensión de los oradores, especialmente de aquellos que no se expresan en su idioma materno, con acentos difíciles o que hablan demasiado rápido.
* Además del programa, orden del día de cada sesión y discursos escritos, es necesario enviar a los intérpretes actas de reuniones anteriores sobre el mismo tema, información de apoyo acerca de la organización o asociación que se reúne, curriculum vitae de los principales oradores, nombres de los responsables de la organización y de los ponentes. En principio, los intérpretes deben recibir por lo menos la misma documentación que los delegados, completada con los guiones o discursos que no sean para distribución pública.
* Cuando se distribuyan documentos durante la reunión, y en especial textos que vayan a ser objeto de debate, conviene cerciorarse que a los intérpretes les llegue una copia antes del comienzo del mismo. Cada cabina debe recibir como mínimo una copia de cada documento en cada uno de los idiomas en que estén disponibles.
* Si la conferencia es de carácter muy técnico es aconsejable organizar un encuentro entre los intérpretes y los oradores, lo cual permitirá a los primeros aclarar dudas sobre terminologia y procedimientos que vayan a ser empleados.
* Enlace: Para lograr una buena coordinación es aconsejable que los organizadores nombren a un responsable del enlace con el jefe del equipo de intérpretes. El pago de las dietas, cuando corresponda según contrato, será gestionado por estas dos personas durante el transcurso de la conferencia.
* La interpretación de conferencias es una labor de equipo, por lo que es aconsejable presentar al personal de la organización, técnicos e intérpretes entre sí antes del comienzo de la reunión.
* Equipo de sonido: Conviene asegurarse que el proveedor del equipo haya dispuesto el número de cabinas y canales de interpretación que la reunión exige, que la calidad del material sea fiable y el número de receptores suficiente para todos los delegados. Antes de iniciar la reunión, solicitar que el intérprete asesor o en su defecto el jefe de intérpretes, junto con el técnico responsable comprueben el buen funcionamiento de los equipos.
* Proyecciones: Cuando se vayan a proyectar películas, diapositivas o transparencias que requieran interpretación, debe asegurarse que la pantalla sea claramente visible desde las cabinas y que los intérpretes hayan recibido con antelación una copia del guión o de los textos que vayan a ser proyectados.
* Despacho para intérpretes: De ser posible, es conveniente poner a disposición de los intérpretes un despacho o rincón donde puedan recoger documentos, estudiarlos cuando no estén trabajando en cabina, y puedan dejar y recibir mensajes.

Cómo organizar una conferencia

Estas herramientas lo ayudarán a planear y organizar sus teleconferencias:

* Lista de preparativos para una conferencia
Utilice esta lista para asegurarse de no haber olvidado nada importante y administrar mejor sus teleconferencias.


* Formulario de agenda de reunión
Complete este formulario y téngalo a la vista durante la conferencia para adherirse al plan. También puede enviárselo con anticipación a los invitados para que lleguen mejor preparados a la reunión.


* Formulario de actas de la reunión
Lo ayudará a hacer un seguimiento posterior de la agenda y pensar en nuevos temas para reuniones futuras.


* Formulario de comentarios
Pida a los participantes que lo completen tras finalizar la conferencia, para que así usted pueda conocer sus impresiones acerca de la reunión. También es una buena forma de hacer preguntas que los invitados quizás no habrían aceptado contestar por teléfono.